Campusmanagementsysteme und Digitalisierung der Hochschulen

Mit der Digitalisierungsstrategie digital@bw des Landes soll „Baden-Württemberg (…) zu einer Leitregion des Digitalen Wandels“ (Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration, 2017, S.5) werden. Die Digitalisierung hat schon in vielen Bereichen Einzug in das alltägliche Leben und die Arbeitswelt gehalten. Diese soll dadurch weiter vorangetrieben und ausgebaut werden, „um das Leben der Menschen zu verbessern“ (ebda., S.8).

Die Landesregierung hat als ein zentrales Schwerpunktthema der Digitalisierungsstrategie den Bereich der Bildung und Weiterbildung ausgemacht. Damit sind auch die Hochschulen berührt, wobei in erster Linie die Digitalisierung das Lernen und die Lehre verbessern soll. Bezieht man allerdings auch den Bereich der Digitalisierung in den Kommunen und der Verwaltung mit ein, so steht auch die Verwaltung der Hochschulen vor einem digitalen Umbruch. Bis zum Jahr 2022 sollen demnach alle Papierakten in der Verwaltung der Kommunen der Vergangenheit angehören und durch die elektronische Aktenführung (E-Akte, ebda.) ersetzt werden. Entsprechend können z. B. auch die Bewerbungen für ein Studium und nachfolgend das Studierendenmanagement sowie das Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement soweit digitalisiert werden, dass auf Papierunterlagen weitgehend verzichtet werden kann. Ähnlich zum bereits etablierten Verfahren der elektronischen Lohn- und Steuerbescheinigungen können zukünftig Studierende z. B. Bescheinigungen online beantragen oder sich zu Prüfungen anmelden und die Ergebnisse dann online einsehen.

Als Voraussetzung für eine digitalisierte Hochschule und deren Verwaltung werden jedoch IT-gestützte Systeme benötigt, die solche Funktionen auch anbieten. Solche Systeme werden als Campus-Management-Systeme (CMS) oder Hochschulinformationssysteme (HIS) bezeichnet, die die Prozesse in Verwaltung und Lehre an Hochschulen abbilden und unterstützen. Die bisherigen Systeme sollen laut Beschluss der Lenkungsgruppe zur Einführung von HISinOne als neues Campusmanagementsystem an den Hochschulen des Landes Baden-Württemberg etappenweise in den nächsten Jahren ersetzt werden. Die Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg soll zusammen mit der Hochschule Kehl in einem der hinteren Cluster die Umstellung vollziehen, jedoch müssen bis dahin die Voraussetzungen für die Einführung solcher Systeme geschaffen werden.

Campusmanagementsysteme als Organisationsentwicklungs- und IT-Projekte

Einen wesentlichen Bestandteil der CMS bilden die Systeme des Student-Life-Cycle. Mit diesem Begriff werden insbesondere die Bereiche und Prozesse um die Studierenden von der Bewerbung und Zulassung über die Belegung von Lehrveranstaltungen, Studien- und Prüfungsleistungen bis hin zu Abschluss und Alumnus (vgl. Abbildung) in den Mittelpunkt gestellt.

Neuere Systeme basieren dabei auf einer Strategie der Integration: Bestehende Teilsysteme sollen in einem einheitlichen System zusammengefasst und dieses um Funktionen erweitert werden, die bisher noch nicht oder nur in Teilen softwaregestützt abgewickelt werden. Auf diese Weise soll das Vorhalten von Inselsystemen, etwa von in einzelnen Abteilungen gepflegten Einzeldatenbanken und Tabellen, überflüssig werden und so die Datenintegrität verbessert, die Fehleranfälligkeit verringert und Abläufe optimiert werden.

Ein wichtiger Aspekt ist dabei auch das Nutzererlebnis der Studierenden und Mitarbeiter: Sie finden eine einheitliche Plattform vor, die sie in den mit ihrem Studium verbundenen Prozessen unterstützt und Abläufe von der Bewerbung und Zulassung an transparent macht. Web-basierte Campus-Management-Systeme sind zudem prinzipiell unabhängig von Ort und Endgerät nutzbar und entsprechen damit den Nutzungsgewohnheiten der digitalen Lebenswelt der Studierenden.

Perspektivisch wird eine Integration möglichst vieler den studentischen Lebenszyklus unterstützenden IT-basierten Dienste, wie dem Zugang zu Learning-Management-Systemen und der Hochschulbibliothek oder der Bereitstellung von Mail- und Nutzerkonten in der Hochschule, angestrebt.

Campusmanagement als Bindeglied zwischen Abteilungen einer Organisation

An der PH Ludwigsburg wird derzeit das Campus-Management-System HISinOne zur Unterstützung des Student-Life-Cycle eingeführt. Diese Umstellungen, Anpassungen und Weiterentwicklungen der Prozesse hin zur Digitalisierung der Verwaltung können nur schwer von den jeweiligen Abteilungen alleine durchgeführt und getragen werden. Neben den Kenntnissen über die Abläufe und Prozesse in den jeweiligen Abteilungen von Studium und Lehre, bedarf es auch ein beträchtliches informationstechnisches Knowhow bei der Umstellung auf digitale Verfahren. Hier ist eine Zusammenarbeit aller Bereiche der Hochschule nötig, um die Digitalisierung in der Verwaltung, der Lehre zu ermöglichen.

Damit dieses Vorhaben gelingt, muss in erster Linie ein nachhaltiges Veränderungsmanagement etabliert und eine transparente Kommunikationsstruktur innerhalb und zwischen den Bereichen geschaffen werden. Darüber hinaus muss ein Qualitätsmanagement die gesamte Hochschule betreffend sicherstellen, dass die beteiligten Zielgruppen - Verwaltung, Lehrende und letztendlich auch Studierende - eine Verbesserung der bisherigen Prozesse in Studium, Lehre und Verwaltung erfahren. Diese komplexen Aufgaben kann das Campusmanagement übernehmen und so optimale Rahmenbedingungen für das Gelingen der Prozess- und Organisationsentwicklung schaffen. Das Campusmanagement spielt dabei die zentrale Rolle, die einerseits einen Überblick über die Prozesse in den Abteilungen und die IT-Systeme hat. Andererseits ist sie eine wichtige Kommunikationsstelle zwischen den einzelnen Bereichen, um Transparenz und Einsicht in die Veränderungen für alle Mitglieder der Hochschule zu gewährleisten.

Insgesamt kann das Campusmanagement als Stelle gesehen werden, die sowohl gegenwärtige als auch zukünftige Veränderungen in der Hochschule begleitet. Sie arbeitet gemeinsam mit allen Abteilungen und hilft dabei die Anforderungen der Hochschulleitung umzusetzen. Dies betrifft alle Abläufe in Studium und Lehre, bei denen Veränderungsprozesse etabliert werden müssen, um so die Flexibilität der Hochschule nachhaltig zu sichern, damit zukünftig auf gesellschaftliche und politische Änderungen reagiert werden kann. Das Campusmanagement leistet damit einen entscheidenden Beitrag, dass die Voraussetzungen für solche Veränderungen geschaffen werden und damit die Digitalisierung an den Hochschulen vorangetrieben wird.

Literatur

Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration (2017). Digitalisierungsstrategie der Landesregierung Baden-Württemberg. Online: https://im.baden-wuerttemberg.de/fileadmin/redaktion/m-im/intern/dateien/publikationen/20170715_digitalBW_210x280_WEB.pdf [31.8.2017]/cite>
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